كيف يمكن للمدرسين إرسال بريد إلكتروني إلى أولياء أمور الطلاب من نماذج Google

توفر المدرسة حسابات بريد إلكتروني للطلاب المسجلين في المدرسة الثانوية. نشرت المدرسة نموذج Google ويمكن لأي طالب وضع اسمه في النموذج لطلب الوصول إلى عنوان البريد الإلكتروني.

موافقة الوالدين مطلوبة بالرغم من ذلك. عندما يرسل طفل الطلب، يتم إرسال تأكيد عبر البريد الإلكتروني إلى ولي أمر الطفل ليقدم موافقته قبل إنشاء عنوان البريد الإلكتروني للطالب.

ابحث عن بيانات الوالدين في جداول بيانات Google

المفتاح هنا هو أنه يجب إرسال بريد إلكتروني إلى ولي أمر الطالب. هذه البيانات نفسها غير متوفرة في نموذج Google ولكن المدرسة تحتفظ بجدول بيانات Google يتضمن بيانات ولي الأمر وسنجري بحثًا لجلب اسم ولي الأمر وعنوان البريد الإلكتروني بناءً على اسم الطالب.

عند إرسال نموذج Google، تتم إضافة صف جديد إلى ورقة Google مع استجابة النموذج.

سنضيف عمودين جديدين إلى ورقة الاستجابة للنموذج والتي ستبحث عن عنوان البريد الإلكتروني للوالد واسمه من ورقة سجلات الوالدين. يستخدم ArrayFormula لجلب بيانات الوالدين على الفور في ورقة النموذج بعد إرسال استجابة نموذج جديدة.

=ArrayFormula(
    IF(ROW(B:B) = 1, "Parent's Email",
    IF(NOT(ISBLANK(B:B)),VLOOKUP(B:B, Parents!$A$2:$C$100,3, FALSE),))
)

إذا Row Number من الصف الحالي هو 1، قمنا بتعيين عنوان العمود وهو في هذه الحالة Parent's Email. إذا لم يكن الصف 1 وكانت هناك بيانات النموذج في العمود B، فإننا نستخدم VLOOKUP للحصول على البيانات المطابقة من ورقة السجلات الأصلية في ورقة الاستجابة للنموذج.

إرسال البريد الإلكتروني إلى ولي أمر الطالب

الخطوة الأولى هي تثبيت Document Studio من سوق Google. بعد ذلك، قم بالتبديل إلى ورقة Google التي تخزن استجابات نموذج Google وانتقل إلى Extensions > Document Studio > Open لبدء تشغيل الوظيفة الإضافية.

قم بإنشاء سير عمل جديد وأعطه اسمًا وصفيًا مثل Send Consent Letters to Parents. في شاشة المهمة، أنشئ مهمة بريد إلكتروني جديدة واختر حقل البريد الإلكتروني للوالد من القائمة المنسدلة “إرسال بريد إلكتروني إلى”.

إليك كيف سيبدو قالب البريد الإلكتروني النهائي:

يمكنك تضمين عناصر نائبة، محاطة بأقواس مزدوجة متعرجة، لتضمين إجابات النموذج والقيم من صيغ جداول بيانات Google.

التبديل إلى Save شاشة سير العمل الخاص بك وقم بتشغيل الخيار الذي يقول Run on Form Submit. سيؤدي هذا إلى تمكين مشغل إرسال النموذج داخليًا وسيتم تشغيل سير العمل الخاص بك كلما تم إرسال نموذج جديد.

انتقل إلى نموذج Google الخاص بك، وأرسل نموذجًا للرد، ومن المفترض أن ترى نسخة من رسالة الموافقة عبر البريد الإلكتروني التي تم إرسالها إلى ولي أمر الطالب.

يمكنك أيضًا إضافة مهمة “إنشاء ملف” في نفس سير العمل لإنشاء مستند موافقة في Microsoft Word أو PDF. يمكن إرفاق هذا تلقائيًا برسالة البريد الإلكتروني ويمكن للوالد إرسال النسخة الموقعة عبر البريد الإلكتروني.

للحصول على المساعدة، راجع هذا البرنامج التعليمي – إنشاء الاتفاقيات من Google Form Responses