حيل العلاقات العامة للتغطية الإعلامية – كيفية الترويج للصحفيين والمؤثرين من خلال دمج البريد

يعد Mail Merge for Gmail أداة التواصل المثالية مع الصحفيين لمحترفي Marcom والعلاقات العامة. أرسل رسائل بريد إلكتروني مخصصة ومستهدفة وبيانات صحفية إلى جهات اتصال الوسائط الخاصة بك باستخدام Gmail.

جون متخصص في العلاقات العامة وغالبًا ما يُطلب منك إرسال بيانات صحفية ودعوات لأحداث إلى الصحفيين والمدونين وأصحاب النفوذ عبر البريد الإلكتروني.

قد يكون الوصول إلى الصحفيين الأفراد بطيئًا، فكيف يمكنك إرسال نفس البريد الإلكتروني إلى عدة أشخاص دفعة واحدة؟ يستخدم بعض الأشخاص خيار نسخة مخفية الوجهة في Gmail – أنشئ بريدًا إلكترونيًا واحدًا، ثم ضع عناوين البريد الإلكتروني لجميع المستلمين في حقل نسخة مخفية الوجهة، ثم اضغط على إرسال.

من الواضح أن هذا هو الخيار الأسهل لإرسال رسائل البريد الإلكتروني المجمعة من خلال Gmail ولكن من غير المرجح أن يتم ملاحظة مثل هذه الرسائل الإلكترونية العامة.

إرسال عروض البريد الإلكتروني باستخدام Gmail

في هذا البرنامج التعليمي، سأوضح لك كيف يمكنك استخدام إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة إلى جهات اتصال الوسائط الخاصة بك من خلال Gmail وجداول بيانات Google. ستتمكن من جدولة بياناتك الصحفية مسبقًا وكذلك تتبع الأشخاص المؤثرين الذين شاهدوا رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

الميزة الكبرى هي أنه، على عكس برامج البريد الإلكتروني الجماعية الأخرى، يتم تسليم الرسائل المرسلة عبر دمج البريد تمامًا مثل رسائل البريد الإلكتروني العادية مباشرةً في البريد الوارد.

هيا بنا نبدأ:

كيفية استخدام دمج البريد مع Gmail

انتقل إلى Google Workspace Marketplace وقم بتثبيت الوظيفة الإضافية لدمج بريد Gmail. ستحتاج إلى منح أذونات معينة حتى تتمكن الوظيفة الإضافية من إرسال رسائل البريد الإلكتروني من حسابات Gmail الخاصة بك. ويحتاج أيضًا إلى إذن لإرفاق الملفات من Google Drive.

الآن بعد أن تم تثبيت الوظيفة الإضافية، اكتب sheets.new في متصفحك لإنشاء ورقة Google جديدة. داخل الورقة، انتقل إلى قائمة الملحقات، واختر “دمج البريد مع المرفقات” ثم حدد القائمة “إنشاء قالب دمج”.

تحتوي الورقة الآن على كافة الأعمدة الأساسية المطلوبة لتشغيل دمج المراسلات ولكن يمكنها إضافة المزيد من الأعمدة. سوف نضيف Location و News Outlet الأعمدة كما هو موضح في الصورة أعلاه.

المهمة التالية هي إدخال قائمة الوسائط في ورقة Google هذه. يمكنك إما استيراد المجموعات من جهات اتصال Google، أو من حملات Mailchimp الخاصة بك، أو، إذا كنت من مستخدمي Excel، يمكنك التصدير كملف CSV واستيراد ملف CSV مباشرةً إلى جداول بيانات Google.

إنشاء قالب بريد إلكتروني للدمج

افتح Gmail الخاص بك، وأنشئ رسالة بريد إلكتروني جديدة (انظر لقطة الشاشة) واحفظ القالب في مجلد المسودات الخاص بك. البريد الإلكتروني يمكن أن يكون {{markers}} محاطة بأقواس مزدوجة متعرجة ويتم استبدالها بالقيم الفعلية من ورقة Google في رسائل البريد الإلكتروني الصادرة.

عندما نقوم بتضمين بعض النص داخل أقواس مزدوجة متعرجة، فإنه يصبح علامة ويتم استبدالها بقيم في الورقة. يمكنك أيضًا إضافة الرموز التعبيرية في الموضوع والنص.

بعد ذلك، يمكننا إضافة بعض المرفقات إلى قالب البريد الإلكتروني الخاص بنا. يمكنك إما تحميل الملفات من جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو يمكنك إحضارها مباشرةً من Google Drive.

تكوين وتشغيل دمج البريد

الآن بعد أن أصبح قالب البريد الإلكتروني الخاص بنا في Gmail جاهزًا، ارجع إلى جدول بيانات Google واختر Configure mail merge من قائمة دمج المراسلات ضمن add-ons.menu.

اتبع المعالج خطوة بخطوة لتكوين الدمج ولكن هناك بعض الأشياء المهمة التي يجب أن تعرفها.

1. يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني نيابة عن أي عنوان بريد إلكتروني مرتبط كاسم مستعار في حساب Gmail الخاص بك. لذلك يمكن للمتدربة إرسال رسائل البريد الإلكتروني نيابة عن المدير أثناء تسجيل الدخول إلى حساب Google الخاص بها.
2. يمكنك إضافة عنوان بريد إلكتروني CC أو BCC وسيتم نسخ جميع رسائل البريد الإلكتروني المدمجة إليهم أيضًا. تذكر أن Gmail يحسب كل مستلم CC أو BCC كبريد إلكتروني منفصل، وبالتالي يتم احتسابه ضمن حصة بريدك الإلكتروني اليومية.
3. يتضمن دمج البريد تتبع البريد الإلكتروني حتى تتمكن من معرفة من فتح بريدك الإلكتروني أو قام بالنقر على الروابط. بالنسبة للرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني، يمكنك أيضًا تضمين خيار إلغاء الاشتراك في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

بعد الانتهاء من التكوين، انتقل إلى قسم إرسال البريد الإلكتروني، وحدد خيار إرسال بريد إلكتروني اختباري واضغط على الزر انتقال.

سوف يأخذ دمج المراسلات بيانات الدمج من الصف الأول في ورقة Google ويرسل إليك بريدًا إلكترونيًا تجريبيًا. يمكنك العثور على البريد الإلكتروني التجريبي في مجلد Gmail المرسل.

إذا كنت راضيًا عن البريد الإلكتروني التجريبي، فارجع إلى Google Sheet، وحدد خيار Run Mail Merge واضغط على Go لإجراء دمج مباشر. هذا كل شيء.

سيتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني على الفور ويمكنك التحقق من عمود حالة دمج المراسلات في الورقة لتتبع تقدم الإرسال.

يمكنك إضافة المزيد من الصفوف في ورقة Google لإرسال نفس البريد الإلكتروني إلى مجموعة أخرى من الأشخاص وعندما تضغط على إرسال، سيتجاهل دمج المراسلات تلقائيًا الصفوف التي تم إرسال البريد الإلكتروني إليها بالفعل.

دمج البريد – النصائح والحيل

1. يمكنك جدولة رسائل البريد الإلكتروني – ما عليك سوى إضافة التاريخ والوقت في عمود “التاريخ المجدول” وتشغيل الدمج مرة أخرى لجدولة رسائل البريد الإلكتروني.
2. إذا كان لديك الكثير من الصفوف في الورقة، فيمكنك تخطي إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى صفوف معينة عن طريق إخفاء تلك الصفوف في ورقة Google. وبدلاً من ذلك، يمكنك استخدام المرشحات في جداول بيانات Google لإظهار الصفوف التي تطابق معايير معينة فقط. عند تشغيل الدمج مرة أخرى، سيتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى الصفوف المرئية فقط.
3. إذا كنت ترغب في إلغاء رسائل البريد الإلكتروني المجدولة، فيمكنك إما إفراغ عمود التاريخ المجدول أو يمكنك الانتقال إلى قائمة دمج المراسلات واختيار مساعدة والنقر فوق خيار إلغاء البريد المجدول.
4. باستخدام ميزة دمج البريد، يمكنك أيضًا إرسال مرفقات مختلفة إلى أشخاص مختلفين. انظر كيفية الدليل.
5. يمكنك أيضًا إنشاء مسودات باستخدام Mail Merge وهذا خيار مفيد إذا كنت ترغب في مراجعة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا قبل إرسالها إلى أشخاص حقيقيين.

تثبيت دمج البريد