كيف يمكن للمعلمين إرسال بريد إلكتروني إلى أولياء الأمور من نماذج Google

توفر المدرسة حسابات البريد الإلكتروني للطلاب المسجلين في المدرسة الثانوية. نشرت المدرسة نموذج Google ويمكن لأي طالب وضع اسمه في النموذج لطلب الوصول إلى عنوان بريد إلكتروني.

موافقة الوالدين مطلوبة رغم ذلك. عندما يقدم الطفل الطلب ، يتم إرسال تأكيد بريد إلكتروني إلى والد الطفل ليقدم موافقة قبل إنشاء عنوان البريد الإلكتروني للطالب.

البحث عن بيانات الوالدين في أوراق Google

المفتاح هنا هو أنه يجب إرسال بريد إلكتروني إلى والد الطالب. هذه البيانات نفسها غير متوفرة في نموذج Google ، لكن المدرسة تحافظ على ورقة Google مع بيانات الوالد وسنقوم بإجراء بحث لجلب اسم الوالد وعنوان البريد الإلكتروني بناءً على اسم الطالب.

عند تقديم نموذج Google ، يتم إضافة صف جديد إلى ورقة Google مع استجابة النموذج.

سنضيف عمودين جديدين إلى ورقة استجابة النماذج التي ستبحث عنوان البريد الإلكتروني للوالدين والاسم من ورقة السجلات الأصل. يستخدم ArrayFormula لجلب بيانات الوالد على الفور في ورقة النموذج بعد إرسال استجابة جديدة للنموذج.

=ArrayFormula(
    IF(ROW(B:B) = 1, "Parent's Email",
    IF(NOT(ISBLANK(B:B)),VLOOKUP(B:B, Parents!$A$2:$C$100,3, FALSE),))
)

إذا Row Number من الصف الحالي هو 1 ، قمنا بتعيين عنوان العمود الذي في هذه الحالة Parent's Email. إذا لم يكن الصف 1 وهناك بيانات النموذج في العمود B ، فنحن نستخدمه VLOOKUP للحصول على بيانات المطابقة من ورقة السجلات الأصل في ورقة استجابة النموذج.

أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى الوالد الطالب

الخطوة الأولى هي تثبيت استوديو المستندات من سوق Google. بعد ذلك ، قم بالتبديل إلى ورقة Google لتخزين استجابات نموذج Google وانتقل إلى extensions> document studio> افتح لإطلاق الوظيفة الإضافية.

قم بإنشاء سير عمل جديد ومنحه اسمًا وصفيًا مثل Send Consent Letters to Parents. على شاشة المهمة ، قم بإنشاء مهمة بريد إلكتروني جديدة واختر حقل البريد الإلكتروني للوالدين من القائمة المنسدلة “إرسال البريد الإلكتروني إلى”.

إليك كيف سيبدو قالب البريد الإلكتروني النهائي:

يمكنك تضمين أصحاب نائبة ، محاطة بأقواس مجعد مزدوجة ، لتضمين إجابات النموذج والقيم من صيغ Google Sheets.

التبديل إلى Save شاشة سير العمل الخاصة بك وتشغيل الخيار الذي يقول Run on Form Submit. سيمكن هذا داخليًا من تقديم النموذج المشغل وسيتم تشغيل سير العمل الخاص بك كلما تم تقديم نموذج جديد.

انتقل إلى نموذج Google الخاص بك ، أرسل نموذجًا للاستجابة ، ويجب أن ترى نسخة من البريد الإلكتروني الموافقة التي تم إرسالها إلى والد الطالب.

يمكنك أيضًا إضافة مهمة إنشاء ملف في نفس سير العمل لإنشاء مستند موافقة في Microsoft Word أو PDF. يمكن إرفاق ذلك تلقائيًا برسالة البريد الإلكتروني ويمكن للوالد إرسال النسخة الموقعة بالبريد الإلكتروني.

للحصول على المساعدة ، راجع هذا البرنامج التعليمي – قم بإنشاء اتفاقيات من ردود نموذج Google