ابحث عن من لديه إمكانية الوصول إلى ملفات ومجلدات محرك Google
الملفات والمجلدات في محرك Google الخاص بك هي خاصة افتراضيًا حتى تقرر مشاركتها. يمكنك مشاركة المستندات الخاصة بك مع أشخاص معينين أو يمكنك جعلها علنية ويمكن لأي شخص على الإنترنت عرض الملفات المشتركة. لدى مستخدمي تطبيقات Google خيار مشاركة الملفات والمجلدات داخل المؤسسة مع تقييد الوصول إلى أي شخص خارج المجال.
لا يمكنك فقط التحكم في من لديه إمكانية الوصول إلى ملفات محرك Google الخاصة بك ولكن يمكنك أيضًا تعيين مستوى الوصول الذي لديهم على الملفات المشتركة. يمكنك تعيين أذونات الوصول إما عرض (اقرأ فقط) أو تحرير (قراءة وكتابة). على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في إرسال ملف كبير ، فيمكنك تحميل الملف إلى Google Drive ومشاركته في وضع العرض مع المستلم.
من يمكنه عرض أو تحرير ملفات القيادة الخاصة بك
قد يكون لديك عدد من المستندات وجداول البيانات والملفات الأخرى في محرك Google الذي يمكن الوصول إليه للمستخدمين الآخرين. يمكن أن يكون هؤلاء المستخدمون جهات الاتصال الخاصة بك أو شخص ما في مجال تطبيقات Google أو بعض الملفات المشتركة يمكن أن يكون عامًا مما يعني أنه متاح لأي شخص على الويب الذي لديه الرابط (URL) إلى الملف.
هل ترغب في معرفة الملفات والمجلدات في محرك Google الخاص بك مع المستخدمين الآخرين ونوع أذونات الوصول التي لديهم على ملفاتك؟ لا تقدم Google Drive ، للأسف ، خيارًا سهلاً لك لمعرفة من الذي تشاركه الملفات إما داخل أو خارج مؤسستك.
تلبية أذونات مدقق أذونات Google Drive ، وهي إضافة جديدة من Google تقوم بمسح محرك الأقراص بالكامل ثم يقوم بإنشاء تقرير شامل يكشف عن من لديه حق الوصول إلى ملفاتك المشتركة ونوع الإذن الذي لديهم على الملفات. إذا كنت تتعاون مع الأشخاص لبعض الوقت ، فإن Drive Auditor هو أسهل طريقة لمعرفة ما شاركته في Google Drive وتعقيمه.
إليك نموذج تدقيق العينة.
Google Drive – تقرير أذونات الملفات
البدء أمر سهل. أولاً ، قم بتثبيت الوظيفة الإضافية لـ Google Drive Auditor وقم بتفويضها. داخليًا ، هذا برنامج نصي Google الذي يتم تشغيله داخل حساب Google الخاص بك ، يقرأ الملفات الموجودة في Google Drive ويكتب تفاصيل الوصول الخاصة بهم في جدول البيانات. لا تترك بايت واحد من البيانات حساب Google الخاص بك على الإطلاق.
شاهد البرنامج التعليمي للفيديو للحصول على دليل أكثر تفصيلاً.
بعد تثبيت إضافة مراجعة محرك الأقراص ، انتقل إلى قائمة الوظائف الإضافية داخل جدول بيانات Google ، اختر محرك أذونات المدقق واختيار ابدأ التدقيق. سيفتح شريطًا جانبيًا حيث تحتاج إلى تحديد استعلام وجميع الملفات المطابقة التي تطابق الاستعلام سيتم تحليلها بواسطة الوظيفة الإضافية.
تتضمن بعض استفسارات بحث Google Drive:
"me" in owners and trashed = false(جميع الملفات التي تملكها باستثناء تلك الموجودة في سلة المهملات)modifiedTime > '2022-01-01T12:00:00'(تم تعديل الملف منذ يناير 2022 UTC)mimeType = 'application/vnd.google-apps.spreadsheet'(مسح أذونات الوصول لجداول جداول Google فقط في محرك Google)
بمجرد اكتمال التدقيق ، سيكشف التقرير عن معلومات مفصلة حول الملفات بما في ذلك:
- متى تم إنشاء ملف وتعديل آخر مرة
- ما هي أحجام الملفات ونوع MIME (امتداد الملف)
- من هو صاحب الملف
- من قام بتحرير الأذونات وعرضها والتعليق على الملف
- أين هو الملف الموجود في Google Drive
يمكنك النقر فوق اسم الملف في جدول البيانات لفتح الملف المقابل مباشرة في Google Drive. أيضًا ، يمكنك استخدام وظيفة Find أو حتى المرشحات في جداول بيانات Google لعرض ملفات محددة تتطابق مع معايير معينة. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في معرفة جميع الملفات العامة ، يمكنك تطبيق مرشح على Access عمود في جدول البيانات.
تعمل الوظيفة الإضافية لمراجع أذونات محرك الأقراص لكل من حسابات تطبيقات Gmail و Google. إذا كنت مسؤولًا لمجال ، فيمكنك تثبيت وظيفة تدقيق محرك الأقراص لجميع المستخدمين في مجالك من خلال سوق تطبيقات Google.
الإضافة مجانية وتتيح لك تدقيق ما يصل إلى 200 ملف في محرك Google. إذا كان لديك المزيد من الملفات ، فيرجى الترقية إلى الإصدار الممتاز وتحليل كل ملف ومجلد في Google Drive.
نصيحة المكافأة: هل تعلم أنه يمكنك تعيين تاريخ تلقائي للروابط المشتركة في Google Drive. سيتوقف الرابط المشترك تلقائيًا عن العمل بعد تاريخ أو وقت معين من قبلك.
