ابحث عن من لديه حق الوصول إلى ملفات ومجلدات Google Drive

تكون الملفات والمجلدات الموجودة في Google Drive خاصة بك بشكل افتراضي حتى تقرر مشاركتها. يمكنك مشاركة مستنداتك مع أشخاص محددين أو يمكنك جعلها عامة ويمكن لأي شخص على الإنترنت عرض الملفات المشتركة. يتوفر لمستخدمي Google Apps خيار مشاركة الملفات والمجلدات داخل المؤسسة مع تقييد الوصول إلى أي شخص خارج النطاق.

لا يمكنك التحكم في من يمكنه الوصول إلى ملفات Google Drive الخاصة بك فحسب، بل يمكنك أيضًا تعيين مستوى الوصول الذي يتمتع به إلى الملفات المشتركة. يمكنك تعيين أذونات الوصول إما للعرض (للقراءة فقط) أو للتحرير (للقراءة والكتابة). على سبيل المثال، إذا كنت تريد إرسال ملف كبير، فيمكنك تحميل الملف على Google Drive ومشاركته في وضع العرض مع المستلم.

من يمكنه عرض ملفات Drive أو تحريرها

قد يكون لديك عدد من المستندات وجداول البيانات والملفات الأخرى في Google Drive والتي يمكن للمستخدمين الآخرين الوصول إليها. يمكن أن يكون هؤلاء المستخدمون هم جهات اتصالك، أو قد يكون أحد الأشخاص داخل نطاق Google Apps أو بعض الملفات المشتركة عامة مما يعني أنها متاحة لأي شخص على الويب لديه الرابط (عنوان URL) للملف.

هل ترغب في معرفة الملفات والمجلدات الموجودة في Google Drive والتي تتم مشاركتها مع مستخدمين آخرين ونوع أذونات الوصول التي لديهم إلى ملفاتك؟ لسوء الحظ، لا يقدم Google Drive خيارًا سهلاً لك لمعرفة من تشارك الملفات معه سواء داخل مؤسستك أو خارجها.

تعرف على Permissions Auditor for Google Drive، وهي وظيفة إضافية جديدة من Google تقوم بفحص Drive بالكامل ثم تقوم بإنشاء تقرير شامل يكشف عن الأشخاص الذين لديهم حق الوصول إلى ملفاتك المشتركة ونوع الأذونات التي لديهم على الملفات. إذا كنت تتعاون مع الأشخاص لبعض الوقت، فإن Drive Auditor هو أسهل طريقة لاكتشاف ما قمت بمشاركته في Google Drive وتطهيره.

فيما يلي نموذج لتقرير التدقيق.

Google Drive – تقرير أذونات الملفات

البدء سهل. أولاً، قم بتثبيت الوظيفة الإضافية Google Drive Auditor وقم بتخويلها. داخليًا، هذا هو برنامج Google Script الذي يتم تشغيله داخل حساب Google الخاص بك، ويقرأ الملفات الموجودة في Google Drive ويكتب تفاصيل الوصول إليها في جدول البيانات. لن يغادر أي بايت واحد من البيانات حسابك في Google على الإطلاق.

شاهد الفيديو التعليمي للحصول على دليل أكثر تفصيلاً.

بعد تثبيت الوظيفة الإضافية Drive Audit، انتقل إلى قائمة الوظائف الإضافية داخل جدول بيانات Google، واختر مدقق أذونات القيادة وحدد ابدأ التدقيق. سيتم فتح شريط جانبي حيث تحتاج إلى تحديد استعلام وسيتم تحليل جميع الملفات المطابقة التي تطابق الاستعلام بواسطة الوظيفة الإضافية.

تتضمن بعض نماذج استعلامات بحث Google Drive ما يلي:

• "me" in owners and trashed = false (جميع الملفات المملوكة باستثناء تلك الموجودة في سلة المهملات)
• modifiedTime > '2022-01-01T12:00:00' (تم تعديل الملف منذ يناير 2022 بالتوقيت العالمي المنسق)
• mimeType = 'application/vnd.google-apps.spreadsheet' (افحص أذونات الوصول لجداول بيانات Google فقط في Google Drive الخاص بي)

بمجرد اكتمال عملية التدقيق، سيكشف التقرير عن معلومات تفصيلية حول الملفات بما في ذلك:

• متى تم إنشاء الملف وتعديله آخر مرة
• ما هي أحجام الملفات ونوع MIME (امتداد الملف)
• من هو صاحب الملف
• من لديه أذونات التعديل والعرض والتعليق على الملف
• أين يوجد الملف في Google Drive؟

يمكنك النقر فوق اسم الملف في جدول البيانات لفتح الملف المقابل مباشرة في Google Drive. يمكنك أيضًا استخدام وظيفة البحث أو حتى عوامل التصفية في جداول بيانات Google لعرض ملفات محددة تتوافق مع معايير معينة. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في معرفة جميع الملفات العامة، فيمكنك تطبيق عامل تصفية على Access عمود في جدول البيانات.

تعمل الوظيفة الإضافية Drive Permissions Auditor مع حسابات Gmail وGoogle Apps. إذا كنت مشرفًا للنطاق، فيمكنك تثبيت وظيفة Drive Audit الإضافية لجميع المستخدمين في نطاقك من خلال Google Apps Marketplace.

الوظيفة الإضافية مجانية وتتيح لك تدقيق ما يصل إلى 200 ملف في Google Drive الخاص بك. إذا كان لديك المزيد من الملفات، فيرجى الترقية إلى الإصدار المميز وتحليل كل ملف ومجلد في Google Drive الخاص بك.

نصيحة إضافية: هل تعلم أنه يمكنك تحديد تاريخ انتهاء تلقائي للروابط المشتركة في Google Drive. سيتوقف الرابط المشترك عن العمل تلقائيًا بعد تاريخ أو وقت معين تحدده أنت.