كيفية إضافة كلمة المرور إلى مستندات PDF في جوجل درايف

حماية كلمة المرور لمستندات PDF التي تم إنشاؤها من جداول بيانات Google. أضف كلمات مرور فريدة لكل ملف PDF واحفظها بشكل آمن على Google Drive أو أرسلها كمرفقات بالبريد الإلكتروني.

تساعدك الوظيفة الإضافية Document Studio على إنشاء مستندات PDF مخصصة من جداول بيانات Google. يمكنك إنشاء الفواتير والشهادات والاتفاقيات وخطابات العرض وبطاقات هوية الطالب وغيرها من المستندات بشكل مجمّع وحفظها في Google Drive.

بالإضافة إلى ذلك، يوفر Document Studio الآن خيار حماية مستندات PDF التي تم إنشاؤها بكلمة مرور.

تعتبر هذه الوظيفة ذات قيمة خاصة في السيناريوهات التي تحتوي فيها المستندات التي تم إنشاؤها على معلومات حساسة تتطلب حماية إضافية لمنع الوصول غير المصرح به. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء فواتير أو تقارير مالية وحمايتها بكلمة مرور قبل مشاركتها مع العملاء أو الموظفين.

إضافة كلمات المرور إلى مستندات PDF

دعنا نتعرف على خطوات إضافة كلمات المرور إلى مستندات PDF التي تم إنشاؤها من جداول بيانات Google باستخدام Document Studio.

قم بإعداد بيانات الراتب في جداول بيانات Google

لدينا ورقة جوجل تحتوي على اسم الموظف ومبلغ الراتب. سنستخدم Document Studio لإنشاء قسائم رواتب فردية بتنسيق PDF لكل موظف، ثم نضيف كلمة مرور إلى كل مستند PDF قبل حفظها في Google Drive.

إنشاء قالب في مستندات جوجل

لقد أنشأنا قالب قسيمة الراتب في محرر مستندات Google الذي يحتوي على عناصر نائبة لاسم الموظف ومبلغ الراتب. سيتم دمج البيانات من Google Sheet في هذا القالب لإنشاء مستندات PDF فردية لكل موظف.

حماية كلمة المرور لمستندات PDF

قم بتشغيل Document Studio في جداول بيانات Google وقم بإنشاء سير عمل جديد. إذا كنت جديدًا هنا، فيرجى الرجوع إلى الدليل التفصيلي خطوة بخطوة أو مشاهدة هذا الفيديو التعليمي للبدء.

داخل سير العمل، اختر ورقة Google التي تحتوي على بيانات الموظف ونموذج مستندات Google الذي قمت بإعداده لقسائم الرواتب. بعد ذلك، حدد المجلد في Google Drive حيث سيتم حفظ مستندات PDF التي تم إنشاؤها.

قم بتعيين تنسيق التصدير إلى PDF وقم بتمكين حماية كلمة المرور لملف PDF خانة الاختيار.

كلمة مرور فريدة لكل مستند PDF

يمكنك اختيار استخدام كلمة مرور مشتركة لجميع مستندات PDF، أو، لمزيد من الأمان، قم بتعيين كلمة مرور فريدة لكل مستند. في هذا المثال، سنحدد كلمة مرور فريدة لكل مستند PDF باستخدام معرف الموظف والأحرف الأربعة الأولى من اسم الموظف، كلها بأحرف كبيرة.

على سبيل المثال، إذا كان معرف الموظف هو E345 واسم الموظف هو Angus، ستكون كلمة المرور الخاصة بوثيقة PDF المقابلة E345ANGU.

سنستفيد من البرامج النصية لاشتقاق كلمة مرور فريدة لكل مستند PDF بشكل ديناميكي.

{{ Employee ID }}{? "{{ Employee Name }}" | slice: 0,4 | upcase ?}

يقوم البرنامج النصي أعلاه بتسلسل معرف الموظف مع الأحرف الأربعة الأولى من اسم الموظف، وتحويلها إلى أحرف كبيرة.

إنشاء مستندات PDF

احفظ سير العمل وقم بتشغيله لإنشاء قسائم الرواتب بتنسيق PDF لجميع الموظفين. سيتم حفظ مستندات PDF التي تم إنشاؤها في مجلد Google Drive المحدد وستتم حماية كل مستند بكلمة مرور فريدة.

انظر أيضًا: إزالة كلمة مرور PDF من مرفقات Gmail