كيفية إرسال نماذج جوجل بإجابات مملوءة مسبقًا
كيفية ملء الإجابات مسبقًا في نماذج Google باستخدام بيانات من ورقة Google وإرسال نماذج Google المعبأة مسبقًا كرسائل بريد إلكتروني مخصصة.
نماذج Google المعبأة مسبقًا، حيث يتم ملء بعض الحقول في النموذج مسبقًا بإجابات لديك بالفعل، تجعل عملية ملء النماذج الخاصة بك أسهل وأسرع.
- من المرجح أن تقوم جهات الاتصال الخاصة بك بملء النموذج حيث يستغرق الأمر وقتًا أقل لإكمال الحقول المتبقية.
- من غير المرجح أن يقوم المجيبون على النموذج بكتابة بيانات غير صحيحة في الحقول، مثل معرف الموظف، التي تم ملؤها مسبقًا.
- تبدو النماذج أكثر خصوصية عندما يرى الأشخاص أسمائهم والمعلومات الشخصية الأخرى المملوءة مسبقًا في النموذج.
قم بإنشاء نماذج Google مملوءة مسبقًا باستخدام جداول بيانات Google
يشرح هذا الفيديو التعليمي خطوة بخطوة كيف يمكنك إنشاء نماذج Google مملوءة مسبقًا بمعلومات ديناميكية من ورقة Google. يمكنك بعد ذلك استخدام Mail Merge أو Document Studio لإرسال النماذج المملوءة مسبقًا تلقائيًا إلى جهات الاتصال الخاصة بك بشكل مجمّع باستخدام Gmail.
في مثالنا، تحتفظ المؤسسة بقاعدة بيانات موظفيها في جدول بيانات Google وتريد منح الموظفين خيار التحديث الذاتي لتفاصيلهم في جدول البيانات بمساعدة نماذج Google.
إذا نظرت إلى سجلات الموظفين في ورقة Google بعناية، فستجد أن بعض التفاصيل الخاصة بالموظفين فقط مفقودة في الورقة. تعد هذه حالة استخدام مثالية لاستخدام نماذج Google المملوءة مسبقًا لأنها تهدر إنتاجية الموظفين إذا أرسلنا لهم نموذج Google فارغًا وطلبنا منهم ملء كل حقل على حدة.
على سبيل المثال، في الصف رقم 2، نعرف موقع وجنس أنجوس ولكن تاريخ ميلاده غير متوفر في سجلاتنا. بالنسبة للصف رقم 4، معرف الموظف والبريد الإلكتروني معروفان ولكن تفاصيل كيران الأخرى مفقودة.
قم بإنشاء نموذج جوجل
لإنشاء سير العمل هذا، سنقوم بإنشاء نموذج Google يحتوي على الحقول المقابلة للأعمدة الموجودة في ورقة Google المصدر. وإليك كيف سيبدو الشكل النهائي:
قم بإنشاء رابط النموذج المملوء مسبقًا
داخل محرر نماذج Google، انقر فوق القائمة المكونة من 3 نقاط، ثم اختر Get pre-filled link خيار. املأ هنا كل حقل ببيانات وهمية يسهل التعرف عليها واستبدالها لاحقًا. بمجرد ملء الحقول، انقر فوق Get Link لإنشاء الرابط المملوء مسبقًا ونسخه إلى الحافظة الخاصة بك.
سيبدو الرابط إلى نموذج Google المعبأ مسبقًا على هذا النحو.
https://docs.google.com/forms/d/e/xxxx/viewform
?entry.1808207196=EMPLOYEEID&entry.1663131167=EMPLOYEENAME
&entry.1819275928=2020-06-03&entry.2071782719=Female
&entry.175059757=Hyderabadإنها طويلة ومعقدة، ولكن إذا ألقيت نظرة فاحصة، فستجد أنها مجرد مجموعة من أزواج الأسماء والقيم الملحقة بعنوان URL لنموذج Google. ستقوم نماذج Google بتعيين معرف فريد لكل حقل في النموذج ويتم إلحاقه بعنوان URL للنموذج مع القيمة التي تمت تعبئتها مسبقًا.
على سبيل المثال، يتم تمثيل حقل الاسم في نموذج Google الخاص بك داخليًا على النحو التالي: entry.1663131167 في عنوان URL للنموذج. إذا استبدلنا قيمة المعلمة EMPLOYEENAME في عنوان URL بقيمة أخرى، والتي سيتم ملؤها مسبقًا في نموذج Google.
وهذا هو بالضبط ما سنفعله لإنشاء روابط مخصصة مملوءة مسبقًا لجميع الصفوف في ورقة Google الخاصة بنا.
إضافة صيغ النموذج في ورقة جوجل
داخل جدول بيانات Google، أنشئ ورقة جديدة وأعد تسميتها “رابط النموذج”. الصق رابط نموذج Google المعبأ مسبقًا في الخلية الأولى (A1) من هذه الورقة الفارغة.
قم بعد ذلك بالعودة إلى ورقة Google التي تحتوي على قاعدة بيانات الموظفين وقم بإنشاء عمود جديد، على سبيل المثال رابط نموذج Google.
نحتاج الآن إلى استبدال القيم الوهمية في الرابط المملوء مسبقًا بالقيم الفعلية من الصفوف الموجودة في الورقة ويمكن القيام بذلك بسهولة باستخدام SUBSTITUTE وظيفة جداول بيانات جوجل.
على سبيل المثال، نحن بحاجة إلى استبدال EMPLOYEENAME في الرابط المملوء مسبقًا بالأسماء الحقيقية الموجودة في العمود B من جدول البيانات. ستكون صيغتنا شيئًا مثل هذا:
=SUBSTITUTE('Form Link'!$A$1, "EMPLOYEENAME", B2)سنقوم بتغذية نتيجة هذه الصيغة إلى صيغة أخرى SUBSTITUTE وظيفة لتحل محل حقل آخر، على سبيل المثال EMPLOYEEID.
=SUBSTITUTE(
SUBSTITUTE('Form Link'!$A$1, "EMPLOYEENAME", B2),
"EMPLOYEEID", A2)يجب تكرار ذلك لكل حقل مملوء مسبقًا في نموذج Google.
إذا كانت بياناتك المملوءة مسبقًا تحتوي على مسافة، فستحتاج إلى التفاف النتائج في دالة SUBSTITUTE أخرى والتي ستستبدل جميع تكرارات المسافات برمز الزائد.
الرابط النهائي الذي تم ملؤه مسبقًا سيكون:
=SUBSTITUTE(
SUBSTITUTE(
SUBSTITUTE(
SUBSTITUTE(
SUBSTITUTE(
SUBSTITUTE('Form Link'!$A$1, "EMPLOYEEID", A2),
"EMPLOYEENAME", B2),
"2020-05-31",E2),
"Female", C2),
"Hyderabad", D2),
" ", "+")يمكنك اختبار سير العمل باستخدام نموذج Google المعبأ مسبقًا والذي سيكتب إرسال النموذج الخاص بك في صف جديد من ورقة Google هذه.
انسخ صيغة نماذج جوجل
يمكنك استخدام ArrayFormula لنسخ الصيغ، أو إذا كان لديك بضعة صفوف فقط، فحدد الخلية الأولى واسحب علامة التقاطع إلى الصف الأخير في عمود الصيغة كما هو موضح أدناه:
التعامل مع التواريخ في نماذج جوجل
إذا كنت تخطط لملء التواريخ مسبقًا في نموذج Google، فستحتاج إلى إعادة كتابة التواريخ في جداول بيانات Google بتنسيق يمكن لنماذج Google التعرف عليه.
هذا سهل التنفيذ. ما عليك سوى تحديد العمود في ورقة Google الذي يحتوي على التواريخ، ثم انتقل إلى قائمة التنسيق، واختر رقم > مزيد من التنسيقات > المزيد من تنسيق التاريخ والوقت واختر YY-MM-DD شكل.
راجع أيضًا: إنشاء ملف PDF من ردود نماذج Google
كيفية إرسال روابط نماذج جوجل المملوءة مسبقًا بالبريد الإلكتروني
يمكنك استخدام Mail Merge مع Gmail لإرسال النماذج المملوءة مسبقًا إلى جميع عناوين البريد الإلكتروني دفعة واحدة من ورقة Google نفسها.
عند إنشاء قالب البريد الإلكتروني للدمج، حدد أي نص في نص البريد الإلكتروني وقم بتحويله إلى ارتباط تشعبي. يمكنك وضع عنوان العمود – {{Google Form Link}} كالارتباط التشعبي وسيتم استبداله برابط نموذج Google الخاص بك.
الرجاء مشاهدة البرنامج التعليمي لدمج المراسلات لمعرفة المزيد.
اكتشاف المزيد من مرابع التكنولوجيا
اشترك للحصول على أحدث التدوينات المرسلة إلى بريدك الإلكتروني.
