كيفية استخدام الحقول الشرطية في قوالب البريد الإلكتروني

تتيح لك الوظائف الإضافية لدمج البريد وDocument Studio إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة بمساعدة علامات القالب.

تقوم العلامات تلقائيًا بإنشاء تعيين بين أسماء الأعمدة في ورقة Google والحقول المتغيرة في رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك. عند إرسال البريد الإلكتروني، يتم استبدال حقول العلامة في رسالة البريد الإلكتروني بالقيم من الأعمدة المعنية في الورقة.

لنفترض أن لديك عمودًا بعنوان First Name في ورقة Google الخاصة بك ويحتوي نص رسالة البريد الإلكتروني على علامة تقول Dear {{First Name}}, (لاحظ أيضًا الفاصلة في النهاية).

ملء الحقول

إذا كانت صفوف ورقة Google الخاصة بك تحتوي على قيمة، على سبيل المثال Alex، فسيتم قراءة النص الموجود في رسالة البريد الإلكتروني Dear Alex,. ومع ذلك، إذا لم يكن الاسم الأول متاحًا لصف معين، فسيتم استبدال حقل المتغير بقيمة فارغة وبالتالي سيتم قراءة هذا السطر الأول في رسالة البريد الإلكتروني Dear <space>, – شيء يجب عليك تجنبه تمامًا في رسائل البريد الإلكتروني المخصصة.

هناك طريقتان للتعامل مع هذه المشكلة. يمكنك إما تنظيف بياناتك قبل تشغيل الدمج، أو يمكنك استخدام الصيغ في جداول بيانات Google لتقديم قيمة بديلة في حالة عدم احتواء الحقل الأصلي على قيمة. اسمحوا لي أن أشرح:

1. إضافة عمود جديد في ورقة Google بعنوان “Greeting”

2. قم بإضافة صيغة في الصف رقم 2 من عمود الترحيب.

=IF(ISBLANK(A2),"Hello",CONCATENATE("Dear", " ", A2))

تنظر الصيغة بشكل أساسي إلى عمود الاسم، وهو فارغ، ويتم تعيين الترحيب على “مرحبًا” وإلا فإنه يستخدم القيمة الافتراضية “مرحبًا بالاسم الأول”.

3. الآن قم بتحرير قالب البريد الإلكتروني الخاص بك واستبدل “عزيزي {{Name}}” بـ “{{Greeting}}”.

يمكنك إما نسخ الصيغة ولصقها في الخلايا المتبقية من العمود يدويًا أو استخدام الدالة ArrayFormula لنسخها لك.

إذا.. إذن.. وإلا

يمكن توسيع هذه التقنية لإضافة المزيد من التخصيص إلى رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك. على سبيل المثال، يمكنك اختيار تحية مختلفة في موضوع بريدك الإلكتروني بناءً على بلد المستلم.

إذا كانت الدولة في العمود B، فإن صيغة الترحيب ستكون:

=IFNA(
  IFS(
   B2 = "USA", "Hello",
   B2 = "Spain", "Hola",
   B2 = "India", "Namaste"
  ), "Greetings")

الحقول المحسوبة

حقول النماذج الموجودة في رسالة البريد الإلكتروني غبية ويتم استبدالها فقط بقيم في ورقة Google. إذا كنت ترغب في تضمين أي منطق أو حسابات في حقول القالب، فيجب أن يتم ذلك في الورقة نفسها.

اسمحوا لي أن أعطيكم مثالا آخر.

تسجل ورقة Google تفاصيل الفاتورة وترسل تذكيرات عبر البريد الإلكتروني للدفعات. باستخدام سحر صيغ Google Sheet وعلامات القالب، يمكن تغيير نص رسالة البريد الإلكتروني ديناميكيًا بناءً على موعد استحقاق الفاتورة. إذا انقضى تاريخ الاستحقاق بالفعل، فإننا نرسل رسالة مختلفة.

قم أولاً بإضافة عمود جديد (على سبيل المثال، الأيام المتبقية) الذي يقوم بحساب عدد الأيام من الآن وحتى تاريخ استحقاق الفاتورة. أضف هذه الصيغة في الصف رقم 2 من العمود. سيتم ملء القيم فقط عندما يكون تاريخ الاستحقاق متاحًا.

=ArrayFormula(IF(ISBLANK(C2:C),"", ROUND(C2:C-TODAY())))

أضف عمود “حالة الفاتورة” جديدًا واستخدم وظيفة ArrayFormula مرة أخرى للحصول على النص الخاص بنص رسالة البريد الإلكتروني وموضوعها.

=ArrayFormula(
  IF(ISBLANK(C2:C), "" ,
     IF(D2:D>0, CONCAT("due on ",TEXT(C2:C,"mmmm dd, yyyy")),
                CONCAT(ABS(D2:D)," days past due"))))

شاهد المزيد من حلول جداول بيانات Google.