كيفية إرسال جداول بيانات Google بالبريد الإلكتروني تلقائيًا وفقًا لجدول متكرر

يمكن للوظيفة الإضافية لجداول بيانات البريد الإلكتروني لجداول بيانات Google توفير الكثير من الوقت للعاملين في المكاتب من خلال أتمتة إعداد التقارير عن بيانات جداول البيانات ولوحات المعلومات عبر البريد الإلكتروني. باستخدام هذه الوظيفة الإضافية، يمكنك جدولة التقارير ليتم إرسالها تلقائيًا وفقًا لجدول زمني متكرر، لذلك لن تضطر إلى إرسال جداول البيانات يدويًا إلى زملائك بالبريد الإلكتروني بعد الآن.

باستخدام جداول بيانات البريد الإلكتروني، يمكنك جدولة التقارير وسيتم إرسالها تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني وفقًا لجدول زمني متكرر. يمكنك إرسال مصنفات كاملة أو أوراق محددة داخل مصنف أو حتى نطاق من الخلايا عبر البريد الإلكتروني. شاهد الفيديو للبدء.

ونظرًا لأن الوظيفة الإضافية تعمل على Google Cloud، فسيتم تسليم تقارير جداول البيانات الخاصة بك حتى عندما تكون غير متصل بالإنترنت أو في إجازة.

أرسل جداول بيانات Google بالبريد الإلكتروني تلقائيًا

في هذا المثال، يحتوي جدول بيانات Google على ورقتين – تحتوي الورقة الأولى على جدول بيانات، بينما تحتوي الورقة الثانية على مخطط صورة مع جدول منسق بشكل أنيق. سنقوم بإنشاء سير عمل مجدول لإرسال بيانات الأوراق، بما في ذلك المخططات، عبر البريد الإلكتروني في أول يوم اثنين من كل أسبوع.

الخطوة 1: حدد الأوراق المراد تصديرها

قم بتثبيت الملحق Email Google Sheets من سوق Google. بعد ذلك، افتح أي جدول بيانات Google في Google Drive، وانتقل إلى قائمة الإضافات داخل الورقة، واختر إرسال جداول بيانات البريد الإلكتروني من القائمة المنسدلة. انقر Open لتشغيل التطبيق والنقر فوق Create Workflow لإنشاء تقرير البريد الإلكتروني المجدول الأول.

ستظهر لك قائمة بالأوراق المتوفرة في المصنف الحالي. حدد ورقة واحدة أو أكثر ترغب في إرسالها مع البريد الإلكتروني المجدول. يمكنك تصدير الأوراق بتنسيق PDF أو Excel أو CSV أو صورة PNG. يتم إرفاق كل ورقة كملف منفصل في البريد الإلكتروني ولكن يمكنك اختيار خيار “المصنف بأكمله” لإنشاء ملف واحد من جميع الأوراق الموجودة في المصنف.

يمكنك أيضًا استخدام العلامات الديناميكية لتخصيص اسم الملف للملفات المصدرة. على سبيل المثال، علامة {{Sheet Name}} {{Day}}-{{Month}} سيتم إلحاق التاريخ والشهر الحاليين باسم الورقة المصدرة.

نصيحة: إذا كان جدول Google Sheet كبيرًا، فيمكنك تحديد نطاق الخلايا بتدوين A1 (مثل A1

) وسيتم تصدير النطاق المحدد فقط.

الخطوة 2: إعدادات تصدير PDF المخصصة

يتيح لك الملحق Email Google Sheets تخصيص تخطيط PDF الذي يتم تصديره من Google Sheets. يمكنك تغيير اتجاه الورق (عمودي أو أفقي) أو حجم الورق أو تغيير هوامش الطباعة لتناسب المزيد من المحتوى على الصفحة. يمكنك اختيار إظهار خطوط الشبكة والملاحظات وأسماء الأوراق وأرقام الصفحات في الملف الذي تم تصديره.

الخطوة 3: كتابة قالب البريد الإلكتروني

بعد ذلك، نقوم بإنشاء قالب بريد إلكتروني سيتم إرساله مع تقاريرك. يمكنك تحديد مستلم واحد أو مستلم بريد إلكتروني في حقول TO أو CC أو BCC.

يمكنك أيضًا تحديد مستلمي البريد الإلكتروني الديناميكي بناءً على قيم الخلايا في جدول البيانات. على سبيل المثال، إذا تم تحديد عنوان البريد الإلكتروني للمستلم في الخلية B2 من ورقة بعنوان “نوبات الموظف”، فيمكنك وضعه {{Employee Shifts!B2}} في الحقل “إلى”، وستقوم الوظيفة الإضافية بسحب القيمة الديناميكية من الخلية في وقت إرسال تقرير البريد الإلكتروني.

يمكن استخدام قيم الخلايا الديناميكية هذه المحاطة بأقواس مزدوجة متعرجة داخل أي من حقول البريد الإلكتروني بما في ذلك الموضوع ونص البريد الإلكتروني واسم المرسل.

يمكن أن يتضمن نص البريد الإلكتروني قيم خلايا ديناميكية بالإضافة إلى نطاقات تسهل عليك إرسال أجزاء من جدول البيانات دون مشاركة المصنف الكامل. على سبيل المثال، يمكنك الكتابة {{Employee Wages!B2:F9}} لتضمين النطاق المحدد فقط (B2

) من صحيفة الأجور. داخليًا، تقوم الوظيفة الإضافية بتحويل النطاق إلى جدول HTML، مع الاحتفاظ بجميع تنسيقات العرض باستخدام CSS، وتضمينه في البريد الإلكتروني.

يمكن تضمين المخططات والجداول الزمنية في نص البريد الإلكتروني باستخدام خاص {{ Chart }} علامة – يمكنك العثور على هذه العلامات داخل القائمة المنسدلة للعلامات في محرر البريد الإلكتروني. يمكن للشركات أيضًا إضافة شعارها وتوقيعها في نص البريد الإلكتروني.

نصيحة: استخدم زر اختبار البريد الإلكتروني لإرسال بريد إلكتروني يحتوي على الملفات المصدرة قبل إعداد الجدول.

الخطوة 4: إعداد جدول البريد الإلكتروني

تتضمن الوظيفة الإضافية لجداول بيانات Google للبريد الإلكتروني أداة جدولة البريد الإلكتروني لمساعدتك في إعداد جداول زمنية متكررة بشكل مرئي.

يمكنك جدولة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني كل ساعة أو يومية أو أسبوعية أو شهرية أو حتى على أساس سنوي متكرر. من الممكن أيضًا استبعاد التواريخ ولن يتم إرسال جدول البيانات الخاص بك عبر البريد الإلكتروني في التواريخ المحددة.

هذا كل شيء. احفظ سير العمل وسيتم تفعيله على الفور. يمكنك أيضًا جدولة رسائل بريد إلكتروني متعددة من نفس جدول بيانات Google عن طريق إضافة المزيد من مهام سير العمل.

تعد الوظيفة الإضافية لجداول بيانات البريد الإلكتروني أداة قوية يمكنها مساعدتك في أتمتة إعداد التقارير عن بيانات جداول البيانات ولوحات المعلومات عبر البريد الإلكتروني. لمعرفة المزيد حول الوظيفة الإضافية لجداول بيانات البريد الإلكتروني وتنزيلها، يرجى زيارة Google Workspace Marketplace.

إرسال جداول بيانات Google بالبريد الإلكتروني – كيف يعمل؟

الوظيفة الإضافية مكتوبة في Google Apps Script. يستخدم Google Sheets API لتحويل الأوراق إلى ملفات PDF ويستخدم Gmail API لإرسال الملفات المحولة كمرفقات.