Gmail إلى Freshdesk – تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى تذاكر دعم

توفر أنظمة الدعم المخصصة مثل Freshdesk أو Zoho Desk أو Zendesk عنوان بريد إلكتروني – مثل support@example.com – لإنشاء تذاكر العملاء بسرعة دون الحاجة إلى ملء أي نماذج ويب معقدة.

يتم تلقائيًا تحويل أي رسالة بريد إلكتروني يتم إرسالها إلى عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالدعم الخاص بك إلى تذكرة ويتم تعيين معرف تذكرة فريد لطلب الدعم.

عندما يتم إنشاء تذكرة من عنوان بريد إلكتروني، يصبح موضوع البريد الإلكتروني هو عنوان التذكرة، ويصبح نص البريد الإلكتروني هو وصف التذكرة والجزء الأكثر أهمية هو اسم العميل وعنوان البريد الإلكتروني الذي يتم سحبه من FROM حقل رأس رسالة البريد الإلكتروني. وهذا أمر مهم لأنه عندما يستجيب وكلاء مكتب المساعدة الخاص بك لتذكرة، يتم إرسال الردود مباشرة إلى العميل.

التذاكر عبر البريد الإلكتروني باستخدام Gmail Forward – المشكلة

يعمل هذا النظام بشكل مثالي عندما يرسل العميل رسالة بريد إلكتروني مباشرة إلى البريد الإلكتروني لمكتب المساعدة، لكن تخيل لو أنهم أرسلوا بريدًا إلكترونيًا إليك، أنت وكيل الدعم، ومن وظيفتك إنشاء تذكرة دعم من البريد الإلكتروني للعميل.

الآن، إذا قمت بإعادة توجيه رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالعميل المستلمة في صندوق بريد Gmail الخاص بك إلى Freshdesk، فسيتم إنشاء التذكرة ولكن بما أنها ستحتوي على اسمك وبريدك الإلكتروني في FROM في هذا المجال، سيقوم برنامج مكتب المساعدة بتعيينك كعميل على الرغم من أنك تقوم فقط بإنشاء تذكرة دعم نيابة عن العميل. إذا استجاب أي وكيل لمثل هذه التذكرة، فستكون جزءًا من جميع الاتصالات وليس العميل الأصلي نظرًا لأن عنوان بريده الإلكتروني ليس جزءًا من تذكرة الدعم التي تم إنشاؤها من البريد الإلكتروني المُعاد توجيهه.

لقد قمت باستكشاف Freskdesk وواجهت مشكلة مماثلة. كيفية إنشاء تذاكر دعم بسهولة من رسائل البريد الإلكتروني الموجودة في Gmail. تعذر العثور على حل جاهز، لذا قررت إنشاء حل باستخدام Freshdesk API وGoogle Apps Script.

تحويل رسائل البريد الإلكتروني في Gmail إلى تذاكر Freshdesk

للبدء، ستحتاج إلى النطاق (حيث تتم استضافة موقع Freshdesk الخاص بك) ومفتاح API المتوفر ضمن صفحة ملف تعريف Freshdesk الخاصة بك.

بعد ذلك، انتقل إلى Gmail الخاص بك وقم بإنشاء تصنيف – مثل Freshdesk. يمكنك الآن ببساطة سحب رسائل البريد الإلكتروني للعملاء من صندوق بريد Gmail الخاص بك إلى تصنيف Freshdesk الجديد وسيتم تحويلها تلقائيًا إلى تذاكر عملاء. على عكس إعادة توجيه البريد الإلكتروني، هنا سيتم إنشاء التذاكر باستخدام اسم العميل وعنوان البريد الإلكتروني باعتباره مقدم الطلب.

const GMAIL_LABEL_NAME = 'Freshdesk';
const FRESHDESK_API_KEY = 'Your API Key';
const FRESHDESK_SUBDOMAIN = 'Your subdomain';

const connectToFreshdesk_ = (postData) => {
  const API = `https://${FRESHDESK_SUBDOMAIN}.freshdesk.com/api/v2/tickets`;
  const response = UrlFetchApp.fetch(API, {
    method: 'POST',
    contentType: 'application/json',
    muteHttpExceptions: true,
    payload: JSON.stringify(postData),
    headers: {
      'Content-type': 'application/json',
      Authorization: 'Basic ' + Utilities.base64Encode(FRESHDESK_API_KEY + ':X'),
    },
  });
  if (!/^2/.test(String(response.getResponseCode()))) {
    console.error('Cannot create ticket', response.getContentText());
  }
};

const createSupportTicket_ = (message) => {
  const [email, ...names] = message.getFrom().replace(/[<>"]/g, '').split(' ').reverse();
  const postData = {
    subject: message.getSubject(),
    description: message.getBody(),
    name: names.reverse().join(' '),
    email,
    source: 3,
    status: 3,
    priority: 2,
  };
  connectToFreshdesk_('', postData);
};

const gmailToFreshdesk = () => {
  const label = GmailApp.getUserLabelByName(GMAIL_LABEL_NAME);
  label.getThreads(0, 20).forEach((thread) => {
    const [message] = thread.getMessages().reverse();
    createSupportTicket_(message);
    thread.removeLabel(label);
  });
};

داخل محرر Google Script، انتقل إلى تحرير > مشغلات المشروع الحالي > إضافة مشغلات وقم بإنشاء مشغل جديد يعتمد على الوقت يتم تشغيله كل 15 دقيقة gmailToFreshdesk طريقة.

الآن سيتصل برنامج Google Script بحسابك على Gmail كل ​​15 دقيقة، ويبحث عن أي رسائل بريد إلكتروني جديدة في التصنيف المحدد ويحولها إلى تذاكر دعم Freskdesk. سيؤدي أيضًا إلى إزالة رسالة البريد الإلكتروني من التصنيف بعد إنشاء التذكرة.

لا تنطبق حدود إرسال Gmail

باستخدام Apps Script، لا داعي للقلق بشأن حدود إرسال Gmail حيث يتم إنشاء التذاكر باستخدام مكالمات API وعدم إرسال (إعادة توجيه) البريد الإلكتروني إلى أي مكان.